Cosa è e come compilare il registro dei trattamenti dei dati

Cosa è e come compilare il registro dei trattamenti dei dati

IL registro dei trattamento dei dati è disciplinato dall’art. 30 del GDPR, e dispone quando i Titolari e Responsabili del trattamento siano tenuti ala sua redazione.
Il documento dovrà avere una forma scritta e dovrà essere messo a disposizione dell’autorità dei controllo quando richiesto.

In particolare, in ambito privato, i soggetti obbligati sono così individuabili:

• imprese o organizzazioni con  almeno 250 dipendenti;
• qualunque titolare o responsabile (che effettui trattamenti che possano presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato;
• qualunque titolare o responsabile (incluse  imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
• qualunque titolare o responsabili che tratti dati sensibili. 

Ebbene oltre ad essere un strumento obbligatorio è anche da considerarsi lo strumento principe per poter dimostrare la propria accountability alla normativa e per dare prova della reale contezza che l’organizzazione possiede in materia di dati personali e privacy.

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Il registro del titolate dovrà contenere le seguenti informazioni:

a) il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;

b) le finalità del trattamento;

c) una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;

d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;

e) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e la documentazione delle garanzie adeguate;

f) i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;

g) una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative

Il responsabile del trattamento, tiene un registro di tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento e dovrà contenere :

a) il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e, ove applicabile, del responsabile della protezione dei dati;

b) le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento;

c) i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e la documentazione delle garanzie adeguate;

d) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.